Mucho se ha hablado sobre la siguiente generación de aplicaciones en Internet o de la Web 2.0 y hasta se ha acuñado el término Empresa 2.0, que en resumen se traduce en la implementación de este tipo de herramientas dentro de la cultura organizacional.
Es cierto: migrar a este tipo de modelos de colaboración dentro de un negocio puede traer beneficios, incrementar la productividad, ideas innovadoras, fomentar la motivación de equipos de trabajo y un largo etcétera. Pero para implementar hay que empezar con algo, para habituar a los empleados y poco a poco, convertir la red no sólo en un medio para enviar y recibir mensajes, sino como una herramienta indispensable.
Un buen comienzo podría ser la creación de un blog empresarial: estas páginas de bitácoras en Internet, cuando son serias y especializadas, no sólo abren la posibilidad de crear un sitio web propio, sino de tenerlo actualizado, tanto a través de las aportaciones del creador, como de los comentarios de los visitantes.
1.-Ingresar a la página.
En Internet existen infinidad de proveedores que ofrecen la posibilidad de crear estos espacios sin costo alguno. Uno de ellos es WordPress.com, una página creada por los mismos involucrados en el sistema de publicación de blogs, WordPress. Según ellos mismos, explican, uno de los objetivos de este sitio es llevar la experiencia de crear las bitácoras de manera más sencilla, a mucho más gente.
Casi todo es gratis. Sin embargo, los usuarios que deseen, por ejemplo, obtener algún dominio determinado, ya tendrán que pagar por el servicio, entre otros casos. El primer paso para crear un blog es ingresar a la página.
2.-Definir al administrador.
Una vez en la dirección, el usuario deberá acceder a la liga y registrarse para comenzar el proceso. Ahí aparecerá un formulario en el que se determina el nombre del usuario, la contraseña, dirección de correo electrónico, etcétera. El nombre del usuario es quien administrará y subirá a la red los temas principales en torno de los cuales girará la colaboración en el ambiente de trabajo.
Es recomendable que el encargado sea el especialista de un tema, o el encargado de un área y que motive a sus demás compañeros o subordinados a participar en la bitácora.
3.- Nombrar a la página.
Una vez en la dirección, el usuario deberá acceder a la liga y registrarse para comenzar el proceso. Ahí aparecerá un formulario en el que se determina el nombre del usuario, la contraseña, dirección de correo electrónico, etcétera. El nombre del usuario es quien administrará y subirá a la red los temas principales en torno de los cuales girará la colaboración en el ambiente de trabajo.
Es recomendable que el encargado sea el especialista de un tema, o el encargado de un área y que motive a sus demás compañeros o subordinados a participar en la bitácora.
4.-Ya se puede publicar.
Con los parámetros anteriores definidos, el encargado del blog, dentro de la empresa, ya puede comenzar a publicar sus reportes, notas, temas de interés, etcétera. Puede dividir los temas por categorías, insertar archivos como videos o presentaciones, aumentar discusiones, subtitular, etcétera. Dentro de la cuenta, además se puede administrar, ver los comentarios, acceder a diferentes opciones; tantas como el menú permita. Una de las claves para tener una bitácora activa es la actualización constante, no sólo de texto, sino todas las herramientas multimedia. Es bueno que, cuando una persona del equipo de trabajo tiene una idea, no sólo lo comunique a través de un comentario dentro del blog, sino que también le haga llegar sus documentos electrónicos al administrador del mismo, para que los pueda subir a la página y así los demás integrantes de la empresa se entusiasmen y hagan sus aportaciones.
5.-Las opciones.
Dentro del menú se puede acceder a una serie de opciones de privacidad, de dominios, de lectura. Ésta última mostrará la portada de la bitácora de la manera más conveniente: con las últimas actualizaciones o posts, como página estática o los feeds que se quieren mostrar Es mejor mostrar las últimas actualizaciones para hacerlo más dinámico y que tenga un verdadero sentido de la cronología: así, los integrantes del equipo de trabajo sabrán cuáles han sido las últimas ideas que se han discutido, los primeros comentarios con respecto de algún determinado tema, etcétera. Por otro lado, si también se ordenan de varios comentarios, feeds y artículos, se podrán visualizar de un solo golpe de vista y eso puede ser toda la diferencia a la hora de analizar un tema.
6.-Casi listo …
Ya está la bitácora lista para que pueda ser visitada por todo el mundo o casi todo el mundo; ya se verá más adelante. Al introducir la dirección del blog se puede apreciar el resultado final de toda la etapa de registro, administración, etcétera. Las ventajas que ofrecen páginas como ésta, es que con sólo ingresar a la cuenta, se pueden hacer los cambios suficientes o necesarios, según como vaya evolucionando el funcionamiento y los contenidos de la bitácora.
En este ejemplo aparece el tema principal, los comentarios, páginas, archivos, categorías, etcétera. Es una vista simple. Quienes ingresen pueden participar sin problemas y a la vez consultar a través de los diferentes menús el desarrollo cronológico del tema organizacional a discutir o a compartir.
7.- La privasidad.
Un aspecto que esta edición de TECNOLOGÍA dejó al final de este pequeño recorrido gráfico y que no por eso es menos importante, es la parte de la privacidad: esto puede ser muy delicado, sobre todo si se tratan los temas de una empresa.
Cuando se está realizando el registro, o incluso cuando el administrador ingresa a su cuenta, dentro de la liga opciones del menú podrá ingresar a los aspectos de privacidad: si la bitácora puede ser vista por los motores de búsqueda, si se bloquean estos motores de búsqueda, pero se puede permitir el acceso a cualquier visitante, o si el blog es visible solamente para usuarios elegidos.
Dentro de una compañía, esta última opción quizás sea la más atinada para proteger la divulgación de ciertos datos, tomando en cuenta el poder y penetración que tiene Internet o incluso puede ser más detallado y sólo permitir la visibilidad a los integrantes de un proyecto o departamento dentro del negocio.
En fin las herramientas gratuitas como ésta permiten la evolución empresarial en la creación de redes sociales dentro de los negocios. Además, la flexibilidad, por la cantidad de opciones de configuración, pueden dar la confianza que las colaboraciones e ideas del trabajo en equipo lleguen solamente a aquellos que deben estar involucrados.
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